Förändring runtom dig kräver förändring av dig

Oavsett organisation, organism, sak eller idé – Placera den i en miljö som förändras så kommer den

När det är viktigare att göra rätt än att tillåtas göra fel, så blir konsekvensen att göra ingenting.

Att agera i en kris är att agera i en situation där vi saknar full förståelse. Om man inte agerar i detta läge, utan söker förberedelse, en playbook eller fokuserar på omfattande analyser så finns en risk att man hamnar i paralys. På engelska kallas detta ”Analysis Paralysis” eller analys paralys. Detta sker för att trygghet finns i instruktioner och rutiner. Att ha en plan som följs ger en ett ramverk för att kunna agera utifrån, och med ett ramverk så är felaktiga beslut inte i sin helhet beslutsfattarens fel. Om något går fel när man följt planen så är det inte helt beslutsfattarens fel, utan planen var fel. När situationen är helt ny och det saknas en plan så kan vissa beslutsfattare spendera mycket tid och kraft på att hitta en plan samtidigt som händelsen fortsätter att utvecklas som får förödande konsekvenser.

När organisationer tänker på krisberedskap och hur man ska hantera särskilda/extraordinära händelser så finns en dragkraft mot det vi kan förutsäga och planera för. Beredskapsplaner är samtidigt kritiska när krisen närmar sig. De hjälper påminna om ens ansvar, vilka kontaktvägar som finns etablerade, vilka aktörer som påverkas och ger en stabil grund att stå på. Dock kan man lätt bortse från den viktigaste delen i en kris när man fokuserar för mycket på planeringen. Den delen är att träna våra förmågor att agera, besluta och ta analyserade risker i en krissituation.

Dessa typer av förmågor är något vi inte kan planera för, eller skapa en pärm för. Dessa förmågor måste tränas in genom övning, reflektion och diskussion. En kultur behöver även förankras vid en särskild händelse som premierar analytiskt risktagande och beslutsfattande. Denna kulturen behöver skapas och premieras av organisationens ledare i krissituationen, för utan den kulturen så kommer organisationen vara paralyserad av analys när det oförutsägbara sker.

Om vi har förberett för avvikelser med beredskapsplaner och pärmar med instruktioner, där händelsen följer ett helt förutsägbart mönster som vi tränat in och är förberedda på, så blir det oftast inte en kris, det blir en avvikelse. En kris är sällan något vi i sin helhet kan förutspå, förstå och förbereda oss på. En av de viktigaste definierande egenskaperna av en kris är att den är oförutsägbar. Om en händelse i sin helhet går att förutse och planera för, så blir det aldrig en kris, då vi skulle agerat och förberett innan det blev en kris. Detta är en viktig distinktion att göra, särskilt när vi skiljer på beredskapsplanering och krishantering. Att prata om krishantering och ledarskap i kris handlar inte om att prata om planer, processer, instruktioner eller förberedelser. Det handlar om egenskaper, ledarskap, kultur och resultatet vi kan nå trots att det saknas en plan. Att ha en god beredskapsplanering och övning innebär att man hamnar i kriser mer sällan än dem som inte har beredskapsplanering. Dock är både beredskapsplanering och krishantering viktiga då vi inte kan vara beredda på allt.

En kris innefattar oftast vissa delar som vi kan förutsäga och ha beredskap för, samt delar som vi inte var förberedda på, där det saknas en ”playbook”. Precis som vädret så är krisen oförutsägbar på viss tidsskala, där informationen är knapphändig och antaganden behöver göras för att kunna agera.